[ZB_087-2011] zmieniające zarządzenie w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego Urzędowi Miejskiemu w Żninie

ZARZĄDZENIE Nr 87/2011

BURMISTRZA ŻNINA

z dnia 29 czerwca 2011 r.

zmieniające zarządzenie w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego

Urzędowi Miejskiemu w Żninie

Na podstawie art. 33 ust. 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591, z późn. zm. ¹)

zarządza się, co następuje:

§ 1. W Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Miejskiego w Żninie stanowiącym załącznik do zarządzenia Nr 4/2007 Burmistrza Żnina z dnia 19 stycznia 2007 r. w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego Urzędowi Miejskiemu w Żninie zmienionym zarządzeniami: Nr 60/2007 z dnia 20 kwietnia 2007 r., Nr 127/2007 z dnia 22 sierpnia 2007 r., Nr 197/2007 z dnia 31 grudnia 2007 r., Nr 43/2009 z dnia 13 marca 2009 r., Nr 104/2009 z dnia 21 sierpnia 2009 r., Nr 151/2009 z dnia 30 listopada 2009 r. oraz Nr 190/2010 z dnia 30 grudnia 2010 r. wprowadza się następujące zmiany:

1. w dotychczasowym § 7 ust. 1, 2 i 3 otrzymują nowe brzmienie:

.”1. Wydziały:

1. Wydział Rozwoju, Promocji i Spraw Społecznych (RPS);

2. Wydział Podatków i Opłat Lokalnych (PO);

3. Wydział Budżetu i Finansów (BF);

4. Wydział Edukacji (EDU);

5. Wydział Organizacyjny i Spraw Obywatelskich (OSO);

6. Wydział Dróg, Remontów i Inwestycji (DRI);

7. Wydział Mienia, Rolnictwa i Środowiska (MRŚ).

2. Biura i inne komórki organizacyjne:

1) Urząd Stanu Cywilnego (USC);

2) Biuro Burmistrza (B);

3) Biuro Rady Miejskiej (BR);

4) Gminne Centrum Reagowania (CR);

5) Zespół Radców Prawnych (RP);

6) Straż Miejska (SM);

7) Kancelaria Informacji Niejawnych (KIN).

3. Samodzielne stanowiska pracy:

1) Pełnomocnik ds. Ochrony Informacji Niejawnych (OIN);

2) Stanowisko Audytu Wewnętrznego (AW).”;

2) dotychczasowy § 8 otrzymuje nowe brzmienie:

„§ 8. W Urzędzie ustala się następujące pozostałe stanowiska kierownicze:

1. Naczelnik Wydziału Rozwoju, Promocji i Spraw Społecznych;

2. Naczelnik Wydziału Podatków i Opłat Lokalnych;

3. Naczelnik Wydziału Budżetu i Finansów;

4. Naczelnik Wydziału Dróg, Remontów i Inwestycji;

5. Naczelnik Wydziału Mienia, Rolnictwa i Środowiska;

6. Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego;

7. Komendant Straży Miejskiej;

8. Zastępca Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego.”;

3) w dotychczasowym § 9 ust. 1 otrzymuje brzmienie:

„1. Pracą komórek organizacyjnych wymienionych w § 7 kierują odpowiednio:

1) Sekretarz, naczelnicy wydziałów, kierownicy biur i Urzędu Stanu Cywilnego

oraz Komendant straży;

2) Pełnomocnik Ochrony Informacji Niejawnych – Kancelarią Informacji

Niejawnych.”;

4) w dotychczasowym § 11:

a) w ust. 1:

- pkt 13 otrzymuje brzmienie:

„13) koordynowanie i nadzorowanie pracy:

1. Biura Burmistrza,

2. Urzędu Stanu Cywilnego,

3. Wydziału Dróg, Remontów i Inwestycji,

4. Wydziału Mienia, Rolnictwa i Środowiska,

5. Zespołu Radców Prawnych,

6. Stanowiska Audytu Wewnętrznego,

7. Straży Miejskiej;”.

- w pkt 19 kropkę zastępuje się średnikiem i po pkt 19 dodaje się pkt 20 w

brzmieniu:

„20) nadzorowanie prowadzenia rejestru skarg i wniosków oraz przestrzegania

rzetelnego i terminowego załatwiania interpelacji, skarg, wniosków, petycji,

postulatów i inicjatyw obywateli.”;

b) dotychczasowy ust. 2 otrzymuje brzmienie:

„2. Zastępca Burmistrza wypełnia obowiązki Burmistrza w zakresie udzielonego

mu pełnomocnictwa, w tym w szczególności:

1. w razie nieobecności w pracy Burmistrza lub niemożności pełnienia przezeń obowiązków wydaje i podpisuje zarządzenia Burmistrza oraz inne akty normatywne Burmistrza, wykonuje zadania w sprawach należących do kompetencji Burmistrza, o których mowa w szczególności w ust. 1, uczestniczy w sesjach Rady i w posiedzeniach komisji, wykonuje zadania powierzone, kieruje Urzędem oraz wykonuje zadania i prowadzi określone przez Burmistrza sprawy Gminy, a także załatwia inne sprawy, o których mowa w przepisach prawa, współdziała z organami władzy państwowej, z naczelnymi i centralnymi organami administracji państwowej, z Radą i jej organami oraz z innymi jednostkami samorządu terytorialnego i instytucjami;

2. wykonuje wyznaczone przez Burmistrza zadania zapewniając kompleksowe rozwiązywanie problemów wynikających z zadań Gminy w zakresie rozwoju, promocji i spraw społecznych oraz spraw edukacji publicznej, w tym koordynuje i nadzoruje funkcjonowanie:

a) Wydziału Rozwoju, Promocji i Spraw Społecznych,

b) Wydziału Edukacji;

3) sprawuje nadzór nad gminnymi jednostkami organizacyjnymi:

a) Miejskim Ośrodkiem Sportu w Żninie,

b) Miejskim Ośrodkiem Pomocy Społecznej w Żninie,

c) Miejską i Powiatową Biblioteką Publiczną w Żninie,

d) Żnińskim Domem Kultury w Żninie,

e) Muzeum Ziemi Pałuckiej w Żninie,

f) szkołami, gimnazjami i przedszkolami Gminy Żnin;

g) Miejskim Zespołem Oświaty w Żninie (w likwidacji);

4) nadzoruje sprawy z zakresu udziałów Gminy w następujących podmiotach gospodarczych:

a) Żnińska Kolej Powiatowa Spółka z o.o. w Żninie;

1. nadzoruje administrowanie i prowadzenie strony internetowej Urzędu i Biuletynu Informacji Publicznej w Urzędzie.”;

c) dotychczasowy ust. 3 otrzymuje nowe brzmienie:

„3. Sekretarz wypełnia obowiązki Burmistrza w zakresie udzielonego mu

pełnomocnictwa, w szczególności z zakresu zapewnienia właściwej

organizacji pracy Urzędu. W szczególności:

1. zapewnia sprawne funkcjonowanie Urzędu i warunki jego działania, w szczególności organizuje pracę wydziałów i innych komórek organizacyjnych, czuwa nad przebiegiem i terminowością realizacji zadań wykonywanych w Urzędzie oraz sprawuje nadzór nad organizacją pracy Urzędu;

2. zabezpiecza bieżące funkcjonowanie Urzędu dysponując środkami finansowymi i rzeczowymi na jego obsługę, sprawuje nadzór nad gospodarką mieniem Urzędu i nad środkami budżetowymi przeznaczonymi na pokrycie kosztów jego funkcjonowania oraz nadzoruje przebieg prac remontowych pomieszczeń, zakupy, w tym środków trwałych, wykorzystanie pomieszczeń biurowych oraz gospodarczych, wyposażenie i inwestycje;

3. zapewnia wykonywanie zadań szczególnych z upoważnienia lub powierzonych przez Burmistrza;

4. nadzoruje przygotowywanie przez wydziały, inne komórki organizacyjne, samodzielne stanowiska pracy w Urzędzie i jednostki organizacyjne Gminy projektów uchwał Rady i innych materiałów wnoszonych do Rady przez Burmistrza;

5. wykonuje zadania z zakresu systemu zarządzania jakością jako pełnomocnik ds. jakości, a w szczególności formułuje wnioski z przeglądów funkcjonowania Urzędu, sporządza plany poprawy jakości i nadzoruje ich realizację oraz wnioskuje o zmiany do polityki jakości;

6. koordynuje przebieg prac związanych z przygotowywaniem projektów zarządzeń oraz innych aktów normatywnych i administracyjnych oraz dokumentów wydawanych przez Burmistrza;

7. wykonuje wobec pracowników Urzędu wybrane czynności z zakresu zarządzania zasobami ludzkimi i prawa pracy w zakresie udzielonego odrębnego upoważnienia Burmistrza;

8. pełni funkcję Pełnomocnika ds. Ochrony Informacji Niejawnych w zakresie realizacji zadań wynikających z ustawy o ochronie informacji niejawnych oraz ustawy o ochronie danych osobowych, a w szczególności zapewnia ochronę fizyczną Urzędu oraz systemów i sieci teleinformatycznych oraz bezpieczeństwa informacji;

9. prowadzi sprawy z zakresu oświadczeń majątkowych radnych, Burmistrza i jego zastępcy, niektórych pracowników Urzędu oraz kierowników gminnych jednostek organizacyjnych i organów zarządzających osób prawnych, a także sprawy z zakresu zgłoszeń do Rejestru korzyści;

10. spisuje treść testamentu zwykłego ustnego (art. 951 K.c.), a także potwierdza własnoręczność podpisu oraz zgodność odpisu z oryginałem w zakresie wynikającym z przepisów prawa lub upoważnień Burmistrza;

11. wykonuje zadania urzędnika wyborczego, a w szczególności: koordynuje prace przygotowawcze do przeprowadzenia wyborów i referendów, zapewnia warunki techniczne, organizacyjne, lokalowe do przeprowadzenia wyborów i referendów, wspomaga możliwości  zapewnienia przestrzegania prawa wyborczego w dniu wyborów oraz zapewnia warunki do dostarczenia wyników z głosowania, zapewnia warunki do przechowywania materiałów wyborczych;

12. przygotowuje projekty oraz zmiany regulaminów, zarządzeń i innych aktów wewnętrznych w zakresie swojego działania lub udzielonego upoważnienia;

13. przedkłada Burmistrzowi propozycje dotyczące usprawnienia pracy w Urzędzie;

14. nadzoruje przestrzeganie instrukcji kancelaryjnej w Urzędzie, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych;

15. wykonuje funkcję zwierzchnika służbowego wobec pracowników i komórek  organizacyjnych bezpośrednio podległych, w tym kieruje pracą:

    1. Wydziału Organizacyjnego i Spraw Obywatelskich,

    2. Biura Rady Miejskiej;

16. pełni funkcję kierownika Urzędu w razie nieobecności Burmistrza i Zastępcy Burmistrza;

17. wykonuje wyznaczone przez Burmistrza zadania zapewniające kompleksowe rozwiązywanie problemów wynikających z zadań Gminy, a należące do zakresu działania:

    a) Wydziału Organizacyjnego i Spraw Obywatelskich,

    b) Pełnomocnika ds. Ochrony Informacji Niejawnych,

    c) Gminnego Centrum Reagowania;

     

18. sprawuje nadzór nad odpowiedziami na interpelacje, wnioski i zapytania radnych oraz nadzoruje realizację wniosków i opinii komisji Rady;

19. prowadzi książki kontroli zewnętrznych w Urzędzie.”;

5) dotychczasowy § 14 otrzymuje nowe brzmienie:

„§ 14. Biuro Burmistrza wykonuje w szczególności zadania z zakresu:

1. obsługi administracyjnej oraz organizacyjno-technicznej Burmistrza i Zastępcy;

2. prowadzenia rejestru zarządzeń Burmistrza, w tym prowadzenia informatycznej bazy zarządzeń Burmistrza;

3. prowadzenia rejestru poleceń Burmistrza, w tym prowadzenia informatycznej bazy poleceń Burmistrza oraz prowadzenia rejestru aktów wewnętrznych;

4. czynności kancelaryjnych, w tym rejestracji korespondencji przychodzącej i wychodzącej;

5. prowadzenia biblioteczki Urzędu;

6. współpracy Burmistrza z Radą w zakresie zwoływania sesji i wnoszenia projektów uchwał i informacji do porządku obrad;

7. prowadzenia spraw kadrowych pracowników Urzędu w dziale administracja publiczna i bezpieczeństwo publiczne oraz ochrona przeciwpożarowa, a także kierowników jednostek organizacyjnych Gminy, z wyjątkiem szkół podstawowych, gimnazjów i przedszkoli gminnych;

8. wydawania upoważnień i pełnomocnictw Burmistrza, w tym prowadzenia rejestru;

9. szkoleń i doskonalenia zawodowego pracowników Urzędu;

10. organizacji staży, wolontariatu i praktyk zawodowych w Urzędzie;

11. administrowania i koordynowania sprawozdawczością w Urzędzie w zakresie obsługi portalu sprawozdawczego GUS;

12. opracowywania projektów podstawowych regulaminów dotyczących funkcjonowania Urzędu i z zakresu zarządzania zasobami ludzkimi w Urzędzie oraz innych aktów z tego zakresu;

13. prowadzenia centralnego rejestru skarg i wniosków oraz koordynowania ich rozpatrywania i udzielania zainteresowanym odpowiedzi oraz spraw z zakresu petycji, postulatów i inicjatyw obywateli;

14. prowadzenia spraw socjalnych pracowników Urzędu i uprawnionych członków ich rodzin oraz emerytów i rencistów w ramach Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych i administrowania tym funduszem w granicach udzielonych upoważnień i pełnomocnictw Burmistrza;

15. zapewnienia publikacji aktów prawa miejscowego Gminy Żnin w dzienniku urzędowym;

16. obsługi administracyjnej jednostek pomocniczych Gminy (sołectw i osiedli) oraz spraw planowania i wydatkowania środków Funduszu Sołeckiego.”;

6) w § 16 w dotychczasowym pkt 11 wyrażenie „Kancelarii Tajnej” zastępuje się wyrażeniem „Kancelarii Informacji Niejawnych”;

7) dotychczasowy § 18 otrzymuje nowe brzmienie:

„§ 18. 1. Wydział Organizacyjny i Spraw Obywatelskich realizuje w szczególności zadania z zakresu:

1. organizacji pracy Urzędu, w tym zapewnienia materialno-technicznych warunków pracy;

2. prowadzenia spraw kadrowych pracowników Urzędu w dziale gospodarka komunalna i ochrona środowiska oraz spraw osobowych związanych ze zlikwidowanymi zakładami pracy spoza administracji publicznej;

3. wykonywania zadań służby bhp oraz zadań z zakresu profilaktyki i ochrony przeciwpożarowej w Urzędzie;

4. prowadzenia spraw informatyzacji w Urzędzie, w tym gospodarowania sprzętem oraz siecią komputerową i zapewnienia ciągłości funkcjonowania systemów informatycznych;

5. nadzorowania i koordynowania projektów teleinformatycznych, w tym opracowywanie planów rozwoju usług teleinformatycznych wspierających pracę poszczególnych komórek Urzędu;

6. zapewnienie bezpieczeństwa danych przetwarzanych w systemach teleinformatycznych oraz prowadzenia spraw związanych bezpieczeństwem informacji, w tym z bezpieczeństwem danych osobowych;

7. prowadzenia archiwum zakładowego, w tym stosowania instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych;

8. administrowania budynkami Urzędu;

9. zapewnienia warunków materialnych do organizacji sesji, zjazdów, narad, konferencji, seminariów i innych spotkań w Urzędzie;

10. prowadzenia gospodarki środkami ruchomymi Urzędu oraz obsługi technicznej, transportowej, łączności i kancelaryjnej Urzędu, w tym dokonywania zakupów materiałów i wyposażenia niezbędnego do funkcjonowania Urzędu i dostarczania korespondencji;

11. nadzorowania stosowania przepisów instrukcji kancelaryjnej w Urzędzie oraz jednolitego rzeczowego wykazu akt;

12. ogłoszeń, obwieszczeń, komunikatów i innych informacji umieszczanych w miejscach publicznych;

13. obsługi organizacyjno-technicznej wyborów prezydenckich, parlamentarnych (do Sejmu RP, Senatu RP i Parlamentu Europejskiego) i samorządowych oraz referendów pod kierownictwem urzędnika wyborczego;

14. sporządzania i aktualizacji spisów wyborców w wyborach prezydenckich, parlamentarnych i samorządowych oraz w referendach;

15. ewidencji ludności oraz wydawania dowodów osobistych;

16. prowadzenia stałego rejestru wyborców;

17. prowadzenia zbiórek publicznych i zgromadzeń publicznych;

18. ewidencjonowania pobytu obcokrajowców i prowadzenia spraw repatriantów;

19. ewidencji działalności gospodarczej osób fizycznych;

20. wydawania zezwoleń na sprzedaż i spożywanie wyrobów alkoholowych i piwa;

21. wydawania licencji na wykonywanie transportu drogowego taksówką i zezwoleń na przewóz osób w krajowym transporcie drogowym;

22. prowadzenia spraw z zakresu powszechnego obowiązku obrony państwa, w tym nakładania świadczeń rzeczowych i osobistych na rzecz obrony i spraw obrony cywilnej;

23. prowadzenia spraw ochrony przeciwpożarowej i ochotniczych straży pożarnych;

24. reagowania kryzysowego oraz ochrony przeciwpowodziowej.

     2. Przy Wydziale Organizacyjnym i Spraw Obywatelskich funkcjonuje Gminne Centrum Reagowania, którym kieruje bezpośrednio Burmistrz Żnina, realizujące zadania w zakresie:

         1) zapewnienia warunków koordynacji działań w razie zdarzeń kryzysowych na terenie Gminy Żnin, w tym koordynacji prac związanych z organizacją systemu zarządzania kryzysowego;

         2) gromadzenia i uaktualniania odpowiednich baz danych.

8) dotychczasowy § 19 otrzymuje nowe brzmienie:

„§ 19. Wydział Edukacji realizuje zadania z zakresu:

1. prowadzenia spraw związanych z organizacją i funkcjonowaniem szkół podstawowych, gimnazjów i przedszkoli prowadzonych przez Gminę Żnin;

2. prowadzenia spraw kadrowych dyrektorów szkół podstawowych, gimnazjów i przedszkoli Gminy Żnin;

3. organizacji dowozu uczniów do szkół;

4. obsługi finansowej szkół podstawowych, gimnazjów i przedszkoli prowadzonych przez Gminę Żnin, w tym spraw wynagrodzeń oraz ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego pracowników tych jednostek;

5. współpracy z instytucjami rządowymi, samorządowymi i organizacjami pozarządowymi w tworzeniu właściwych warunków dydaktyczno-wychowawczych;

6. prowadzenia spraw pomocy materialnej o charakterze socjalnym i motywacyjnym dla uczniów zameldowanych na pobyt stały na terenie Gminy Żnin;

7. prowadzenie ewidencji umów o pracę w celu przygotowania zawodowego zawartych przez pracodawców z młodocianymi”;

9) w dotychczasowym § 30 ust. 2 otrzymuje nowe brzmienie:

„2. Projekty upoważnień i pełnomocnictw opracowuje samodzielnie Biuro Burmistrza albo w uzgodnieniu z osobami, o których mowa w ust. 1 lub też osoby wskazane przez swoich przełożonych w uzgodnieniu z Biurem Burmistrza.”;

10) dotychczasowy § 31 otrzymuje nowe brzmienie:

„§ 31. Rejestr upoważnień do wydawania decyzji administracyjnych w

indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej oraz pełnomocnictw

do składania oświadczeń woli w zakresie zarządu mieniem oraz innych

upoważnień i pełnomocnictw prowadzi Biuro Burmistrza.”;

11) w dotychczasowym § 34 w ust. 4 wyrażenie „Wydział Organizacyjny” zastępuje się wyrażeniem „Biuro Burmistrza”;

12) w dotychczasowym § 35 w ust. 2:

a) w pkt 2 wyrażenie „w Wydziale Organizacyjnym” zastępuje się wyrażeniem „w Biurze Burmistrza”;

b) w pkt 5 wyrażenie „do Wydziału Organizacyjnego” zastępuje się wyrażeniem „do Biura Burmistrza”;

c) w pkt 6 wyrażenie „Wydział Organizacyjny” zastępuje się wyrażeniem „Biuro Burmistrza”;

13) nowy Schemat Organizacyjny Urzędu Miejskiego w Żninie zawiera załącznik do niniejszego zarządzenia.

§ 2. Wykonanie zarządzenia powierza się Zastępcy Burmistrza Żnina, Sekretarzowi Gminy Żnin oraz Naczelnikowi Wydziału Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Żninie.

§ 3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 lipca 2011 r.

.

BURMISTRZ

Leszek Jakubowski

U z a s a d n i e n i e

Zgodnie z art. 33 ust. 1 – 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym odpowiednio burmistrz, który jest kierownikiem urzędu, wykonuje zadania przy pomocy urzędu gminy. Organizację i zasady funkcjonowania urzędu gminy określa regulamin organizacyjny nadany przez burmistrza w drodze zarządzenia. Zarządzenie niniejsze dokonuje zmian w Regulaminie Organizacyjnym urzędu związanych z połączeniem dwóch wydziałów właściwych ds. organizacyjnych i do spraw obywatelskich w jeden wspólny wydział oraz w związku z utworzeniem wydziału przejmującego zadania związane z edukacją publiczną w Gminie Żnin, a także innych zmian w urzędzie związanych ze zmianami zadań i kompetencji wewnętrznych komórek organizacyjnych. W związku z powyższym wydanie niniejszego zarządzenia jest w pełni uzasadnione i konieczne.

BURMISTRZ

Leszek Jakubowski

Załącznik

do zarządzenia Nr 87/2011

Burmistrza Żnina

z dnia 29 czerwca 2011 r.

ZAŁĄCZNIK NR 1

1 Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2002 r. Nr 23, poz. 220, Nr 62, poz. 558, Nr 113, poz. 984, Nr 153, poz. 1271, Nr 214, poz. 1806, z 2003 r. Nr 80, poz. 717, Nr 162, poz. 1568, z 2004 r. Nr 102, poz. 1055 i Nr 116, poz. 1203, z 2005 r. Nr 172, poz. 1441 i Nr 175, poz. 1457, z 2006 r. Nr 17, poz. 128 i Nr 181, poz. 1337, z 2007 r. Nr 48, poz. 327, Nr 138, poz. 974 i Nr 173, poz. 1218, z 2008 r. Nr 80, poz. 1111 i Nr 223, poz.1458, z 2009 r. Nr 52, poz. 420 i Nr 157, poz. 1241, z 2010 r. Nr 28, poz. 142 i 146, Nr 40, poz. 230 i Nr 106, poz. 675 oraz z 2011 r. Nr 21, poz. 113 i Nr 117, poz. 679.