[ZB_031-2011] zmieniające zarządzenie w sprawie szczegółowego zakresu działania wydziałów, biur, innych komórek organizacyjnych i samodzielnych stanowisk pracy na stanowiskach urzędniczych w Urzędzie Miejskim w Żninie

ZARZĄDZENIE Nr 31/2011

BURMISTRZA ŻNINA

z dnia 9 marca 2011 r.

zmieniające zarządzenie w sprawie szczegółowego zakresu działania wydziałów, biur, innych komórek organizacyjnych i samodzielnych stanowisk pracy na stanowiskach urzędniczych w Urzędzie Miejskim w Żninie

Na podstawie art. 33 ust. 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591, z późn. zm. ¹)

zarządza się, co następuje:

§ 1. W zarządzeniu Nr 93/2007 Burmistrza Żnina z dnia 1 czerwca 2007 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania wydziałów, biur, innych komórek organizacyjnych i samodzielnych stanowisk pracy na stanowiskach urzędniczych w Urzędzie Miejskim w Żninie zmienionego zarządzeniami: Nr 198/2007 z dnia 31 grudnia 2007 r., Nr 117/2008 z dnia 8 sierpnia 2008 r., Nr 146/2008 z dnia 8 października 2008 r., Nr 43/2009 z dnia 13 marca 2009 r., Nr 104/2009 z dnia 21 sierpnia 2009 r., Nr 151/2009 z dnia 30 listopada 2009 r., Nr 190/2010 r. z dnia 30 grudnia 2010 r. oraz Nr 1/2011 z dnia 10 stycznia 2011 r. załącznik nr 10 otrzymuje brzmienie:

BIURO RADY MIEJSKIEJ

§ 1. Struktura wewnętrzna biura.

Stanowisko ds. obsługi Rady.

§ 2. Działalność Biura Rady nadzoruje Zastępca Burmistrza Żnina.

§ 3. Szczegółowy zakres działania Biura.

Do zakresu zadań stanowiska ds. obsługi Rady należy:

1. obsługa organizacyjno-techniczna Rady Miejskiej:

• udzielanie radnym pomocy w wypełnianiu obowiązków radnego,

• prowadzenie rejestru uchwał Rady,

• przyjmowanie i prowadzenie ewidencji projektów uchwał wpływających pod obrady sesji Rady, kompletowanie materiałów pod obrady sesji,

• zapewnienie właściwych warunków do przeprowadzenia sesji Rady Miejskiej,

• terminowe rozsyłanie zaproszeń wraz z materiałami na sesje i porządkiem obrad Radnym oraz zaproszeń dla gości,

• prowadzenie listy obecności radnych, obligowanych z urzędu oraz zaproszonych gości na sesjach,

• protokołowanie obrad sesji Rady,

• podawanie do publicznej wiadomości tematyki i terminów sesji,

• ewidencjonowanie uchwał Rady i przekazywanie ich Burmistrzowi oraz merytorycznym wydziałom,

• terminowe przesyłanie organom nadzoru uchwał Rady,

• kompletowanie dokumentacji z prac Rady i prowadzenie archiwizacji tych dokumentów,

• przekazywanie Burmistrzowi w imieniu Przewodniczącego Rady wyciągów z protokołów sesji zawierających interpelacje i zapytania radnych oraz wniosków na które nie udzielono wyczerpujących odpowiedzi podczas trwania sesji Rady – celem przygotowania pisemnych odpowiedzi według kompetencji,

• przygotowywanie projektów uchwał dotyczących struktury i działalności Rady oraz uchwał w zakresie zarządzania wyborów organów jednostek pomocniczych Gminy Żnin;

2. prowadzenie sekretariatu Biura, w tym:

• rejestracja przychodzących i wychodzących pism kierowanych do Rady,

• prowadzenie dziennika kancelaryjnego,

• przygotowanie pism do dekretacji i realizacja poleceń Przewodniczącego Rady w zakresie korespondencji wpływającej do Rady,

• czuwanie nad terminowym udzielaniem odpowiedzi na pisma kierowane do Rady oraz przygotowywanie propozycji listów,

• przygotowywanie propozycji listów gratulacyjnych, życzeń itp. oraz zakup upominków i kwiatów,

• prowadzenie ewidencji wydatków budżetowych Działu 750 Rozdziału 75022 Rada gminy,

• prowadzenie rejestru delegacji radnych,

• kompletowanie i przekazywanie akt spraw do archiwum zakładowego w zakresie działania Biura,

• stworzenie organizacyjnych warunków do odbierania przez Przewodniczącego Rady i przechowywanie oświadczeń radnych wymaganych prawem;

3. organizacja obsługi dyżurów Przewodniczącego Rady oraz Radnych i podawanie terminów do publicznej wiadomości;

4. monitorowanie – zwłaszcza pod kątem zachowania ustawowych terminów - prac nad udzieleniem odpowiedzi na skargi wpływające do Rady Miejskiej oraz przygotowanie odpowiednich projektów uchwał w tym zakresie;

5. wykonywanie zadań związanych z przeprowadzeniem wyborów ławników do sądów powszechnych;

6. wykonywanie obowiązków redaktora Biuletynu Informacji Publicznej w Urzędzie Miejskim w Żninie;

7. prowadzenie spraw z zakresu nadawania tytułów „Zasłużony dla Gminy Żnin” i „Honorowy Obywatel Gminy Żnin” oraz prowadzenie ksiąg z tego zakresu;

8. obsługa organizacyjno-techniczna komisji Rady, w tym:

• udzielanie radnym pomocy w wypełnianiu obowiązków radnego,
• prowadzenie terminarza posiedzeń Komisji,
• podawanie do publicznej wiadomości terminów i tematyki posiedzeń Komisji,
• przygotowanie zaplecza technicznego na posiedzenia Komisji, obsługa sekretarska Przewodniczących Komisji w zakresie ich obowiązków związanych z kierowaniem Komisjami,
• przygotowywanie i przekazywanie radnym w sposób uzgodniony z Przewodniczącymi Komisji zawiadomień o terminie, miejscu i porządku obrad Komisji,
• sporządzanie listy obecności radnych na posiedzeniach Komisji,
• sporządzanie protokołu z obrad Komisji zgodnie z przyjętymi w tym zakresie wymogami,
• przygotowywanie ostatecznych wersji przyjętych przez Komisję materiałów i przekazywanie ich zainteresowanym – zgodnie z ustaleniami Komisji lub poleceniem,
• prowadzenie i archiwizowanie dokumentacji Komisji,
• przekazywanie do realizacji Burmistrzowi wniosków Komisji oraz czuwanie nad ich terminowym załatwieniem;

 9. prowadzenie rejestru klubów Radnych;

10. gromadzenie sprawozdań z działalności Burmistrza Żnina oraz ich archiwizacja;

11. sporządzanie sprawozdań rocznych dotyczących Rady;

12. prowadzenie rejestru interpelacji i zapytań radnych oraz czuwanie nad terminowym udzieleniem odpowiedzi;

13. prowadzenie rejestru wniosków Komisji Rady;

14. prowadzenie zbioru gazet i czasopism o tematyce dotyczącej samorządu terytorialnego;

15. współpraca z Młodzieżową Radą Miejską oraz jej obsługa organizacyjna i kancelaryjna w uzgodnionym zakresie;

16. sporządzanie list wypłat diet dla radnych;

17. sporządzanie list wypłat diet dla sołtysów i przewodniczących zarządów osiedli.”.

§ 2. Wykonanie zarządzenia powierza się Zastępcy Burmistrza Żnina, Sekretarzowi Gminy Żnin oraz Naczelnikowi Wydziału Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Żninie.

§ 3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

BURMISTRZ

Leszek Jakubowski

U z a s a d n i e n i e

Zgodnie z art. 33 ust. 1 – 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym odpowiednio burmistrz, który jest kierownikiem urzędu, wykonuje zadania przy pomocy urzędu gminy. Organizację i zasady funkcjonowania urzędu gminy określa regulamin organizacyjny, nadany przez burmistrza w drodze zarządzenia. Zarządzenie niniejsze dokonuje zmian w zarządzeniu w sprawie szczegółowego zakresu działania wydziałów, biur, innych komórek organizacyjnych i samodzielnych stanowisk pracy na stanowiskach urzędniczych w Urzędzie Miejskim w Żninie w zakresie działalności Biura Rady Miejskiej i likwidacji jednego stanowiska pracy w tym biurze. Wydanie niniejszego zarządzenia jest więc w pełni uzasadnione.

BURMISTRZ

Leszek Jakubowski